تحلیل فروش
گزارش مدیریتی کامل با فیلترهای سراسری. داشبورد میگوید «الان چه خبر است»؛ تحلیل فروش اجازه میدهد هر عدد را از زاویههای مختلف ببرید تا به ریشه برسید. فیلترها در آدرس صفحه ذخیره میشوند، پس میتوانید لینک یک نمای فیلترشده را برای همکارتان بفرستید.
- فیلترها: بازه زمانی (امروز، این هفته، این ماه، سه ماه اخیر، امسال، بازه دلخواه)، کارشناس فروش، منبع جذب، مرحله فروش، محصول، وضعیت مشتری و استان. بازهها شمسیاند: «این ماه» از اول ماه شمسی و «امسال» از اول فروردین شروع میشود.
- کارتهای بالای صفحه: هر کدام درصد تغییر نسبت به دوره قبلیِ همطول را نشان میدهند. اگر دوره قبل دادهای نداشته باشد، درصدی نمایش داده نمیشود.
- قیف فروش: از مراحل Pipeline خود فضای کاری ساخته میشود، با درصد تبدیل هر مرحله به مرحله بعد. مرحلهای که درصدش ناگهان افت میکند، گلوگاه فروش شماست.
- پیشبینی فروش: مبلغ هر فرصت باز ضرب در درصد احتمال مرحلهاش. دقت این عدد کاملاً به واقعبینانه بودن درصدهای مراحل بستگی دارد.
- عمر فرصتهای باز: معاملات باز در شش سطل زمانی، برای پیدا کردن معاملات راکد.
- دلایل ازدسترفتن: درصدها فقط بر پایه معاملاتی است که دلیل دارند؛ تعداد بدون دلیل جداگانه زیر نمودار نوشته میشود.
- فعالیتها و نیازمند اقدام: این دو بخش عمداً از فیلتر بازه پیروی نمیکنند، چون کاری که عقب افتاده مستقل از بازه انتخابی همچنان عقبافتاده است.
- اعضایی که دسترسی «مشاهده گزارشها» ندارند (نقش فروشنده) فقط اطلاعات خودشان را میبینند و جدول مقایسه کارشناسان برایشان نمایش داده نمیشود.
شرکتهای طرف قرارداد
سازمان مشتری شما — همان طرفی که قرارداد با او بسته میشود و پروژهها زیر آن تعریف میشوند. هر سازمان میتواند اطلاعات حقوقی (کد اقتصادی، شناسه ملی)، چند قرارداد و چند کاربر پرتال داشته باشد.
- از منوی «شرکتهای طرف قرارداد» سازمان جدید ثبت میکنید؛ نام، اطلاعات تماس و اطلاعات حقوقی را وارد میکنید.
- در صفحه هر سازمان، تب «کاربران پرتال» محل دعوت کاربران آن سازمان به پرتال مشتریان است.
- قراردادها و پروژهها همیشه زیرمجموعه یک سازمان تعریف میشوند.
قراردادها و پشتیبانی (SLA)
هر قرارداد وضعیت مشخصی دارد: پیشنویس، فعال، منقضی یا فسخشده. تا وقتی قرارداد «فعال» نشود، برای مشتری در پرتال نمایش داده نمیشود.
- تب «پشتیبانی» روی هر قرارداد، محل تعریف «دوره پشتیبانی» است: بازه زمانی، ساعات کاری، تعطیلات و زمان هدف پاسخگویی/حل تیکت بر اساس اولویت (SLA).
- دوره پشتیبانی هم باید بهصورت دستی روی وضعیت «فعال» گذاشته شود تا مشتری در پرتال بتواند تیکت ثبت کند؛ در غیر این صورت بهعنوان پیشنویس نامرئی میماند.
- دوره پشتیبانی میتواند برای کل قرارداد یا فقط یک پروژه مشخص تعریف شود.
پروژهها
پروژه، محل واقعی اجرای کار برای یک سازمان است و پایه بسیاری از بخشهای دیگر (تیکت، پیشفاکتور) قرار میگیرد.
- هر پروژه به یک سازمان و در صورت نیاز به یک قرارداد مشخص وصل میشود.
- دسترسی کاربران پرتال به تیکت و پیشفاکتور از طریق همین پروژهها کنترل میشود.
کاتالوگ
فهرست خدمات و محصولات قابلفروش شما، با دستهبندی و تاریخچه نسخههای قیمت/کمیسیون.
- هر تغییر قیمت یا نرخ کمیسیون یک آیتم، بهعنوان نسخه جدید ثبت میشود؛ پیشفاکتورهای قبلی تحتتاثیر قرار نمیگیرند.
- آیتمهای کاتالوگ در فرم ساخت پیشفاکتور برای افزودن سریع ردیف استفاده میشوند.
مشتریان
لیدها و مشتریان (اشخاص حقیقی/حقوقی) که فروشندگان با آنها در ارتباطاند — جدا از «شرکتهای طرف قرارداد» که سطح سازمانی و قراردادی است.
- هر مشتری به یک فروشنده اختصاص داده میشود؛ مدیر فروش میتواند مالکیت را منتقل یا موارد تکراری را ادغام کند.
- دیدپذیری مشتری بر اساس نقش تعیین میشود: فروشنده فقط مشتریان خودش، مدیر فروش تیم خودش، و برخی نقشها همه مشتریان را میبینند.
- تایملاین هر مشتری، فعالیتها، پیشفاکتورها و معاملات مرتبط را در یک صفحه نشان میدهد.
فعالیتها
تماس، جلسه یا پیگیریهایی که برای یک مشتری برنامهریزی میکنید، با یادآوری و وضعیت انجامشده/عقبافتاده.
- از تقویم یا فهرست فعالیتها قابل مدیریت است؛ فعالیتهای عقبافتاده در داشبورد برجسته میشوند.
پیشفاکتورها
چرخه عمر پیشفاکتور: پیشنویس ← ارسالشده ← دیدهشده ← تاییدشده یا ردشده (یا منقضی، اگر مشتری تا تاریخ اعتبار تصمیم نگیرد).
- پس از ارسال، یک لینک عمومی (بدون نیاز به ورود) برای مشتری تولید میشود تا پیشفاکتور را ببیند، تایید/رد کند و PDF آن را دانلود کند.
- پیشفاکتور تاییدشده را میتوان مستقیم به یک «معامله» در فروش تبدیل کرد.
- خروجی PDF و اکسل برای هر پیشفاکتور در دسترس است.
فروشها (قیف معاملات)
معاملات در حال پیگیری، در قالب یک قیف فروش با مراحل قابلتعریف (کانبان) مدیریت میشوند تا وقتی برنده یا بازنده اعلام شوند.
- هر معامله میتواند چند همکار (فروشنده اصلی + همکاران) داشته باشد که در پورسانت سهیم میشوند.
- با برندهشدن معامله، مسیر صدور فاکتور و پورسانت باز میشود.
- ثبت دلیل ازدسترفتن: با زدن دکمه «ازدسترفته»، پنجرهای دلیل را میپرسد: قیمت، انتخاب رقیب، زمانبندی نامناسب، نبود بودجه، بیپاسخ ماندن مشتری، عدم تطابق با نیاز مشتری، تصمیم داخلی مشتری یا سایر. ثبت دلیل اختیاری است، ولی گزارش «دلایل ازدسترفتن فرصتها» در تحلیل فروش فقط از همین ثبتها ساخته میشود.
فاکتور و پرداخت
فاکتور مدل جداگانهای ندارد؛ وقتی یک معامله برنده میشود و شماره فاکتور برایش صادر میشود، همان معامله در پرتال مشتری بهعنوان «فاکتور» دیده میشود.
- پرداختها روی هر معامله ثبت، تایید یا در صورت نیاز برگشت میخورند؛ وضعیت پرداخت (پرداختنشده/جزئی/تسویه/سررسیدگذشته) خودکار محاسبه میشود.
پورسانتها
با ثبت پرداخت روی معاملات برنده، کمیسیون فروشنده (و همکاران معامله) طبق قوانین کمیسیون تعریفشده در تنظیمات، خودکار محاسبه میشود.
- هر پورسانت مسیر بررسی ← تایید ← پرداخت را طی میکند.
تسویهها
پورسانتهای تاییدشده یک فروشنده در یک بازه زمانی، در قالب یک تسویه دورهای جمع و نهایی پرداخت میشوند.
تیکتهای پشتیبانی
درخواستهای پشتیبانی مشتریان — چه از داخل پنل توسط تیم، چه از پرتال توسط خود مشتری — با رعایت مهلتهای SLA تعریفشده روی دوره پشتیبانی همان پروژه/قرارداد پیگیری میشود.
- مشتری فقط وقتی میتواند تیکت ثبت کند که پروژهاش یک دوره پشتیبانی «فعال» داشته باشد.
- وقتی وضعیت تیکت روی «منتظر پاسخ مشتری» میرود، شمارش زمان SLA موقتاً متوقف و با پاسخ مشتری دوباره از سر گرفته میشود.
- یادداشتهای داخلی تیم هرگز برای مشتری در پرتال نمایش داده نمیشوند.
پرتال مشتریان
ورودی جداگانه برای کاربران سازمان مشتری، با دسترسیهای قابلتنظیم به تیکت، پیشفاکتور، فاکتور و قرارداد.
- کاربران پرتال از تب «کاربران پرتال» در صفحه سازمان دعوت میشوند؛ برای هرکدام میتوانید تعیین کنید چه چیزی ببیند و آیا اجازه ثبت تیکت دارد یا نه.
- دسترسی میتواند به کل سازمان یا فقط پروژههای مشخصی محدود شود.
اهداف فروش
هدف فروش ماهانه، از مسیر «تنظیمات ← اهداف فروش». بدون هدف، نمودار فروش فقط میگوید چقدر فروختهاید؛ با هدف میگوید چقدر از آنچه قرار بود بفروشید محقق شده.
- اگر هنگام ثبت، کارشناسی انتخاب نکنید هدف برای کل تیم ثبت میشود؛ اگر انتخاب کنید هدف همان کارشناس است. هر دو میتوانند برای یک ماه همزمان وجود داشته باشند.
- ثبت دوباره برای همان ماه و همان دامنه، مقدار قبلی را بهروزرسانی میکند و رکورد تکراری نمیسازد.
- نوار پیشرفت هدف زیر نمودار «روند فروش» در صفحه تحلیل فروش دیده میشود. اگر روی یک کارشناس فیلتر کرده باشید، هدف خودِ او مقایسه میشود نه هدف تیم.
- اهداف ماهانهاند و خودکار تمدید نمیشوند؛ هدف ماه بعد را باید جداگانه ثبت کنید.
- ثبت و ویرایش هدف نیاز به دسترسی «مدیریت تنظیمات فضای کاری» دارد؛ در حال حاضر فقط نقش مالک این دسترسی را دارد.
گزارشها
گزارش فروش، پورسانت و پشتیبانی (شامل درصد رعایت SLA) برای تصمیمگیری تیم مدیریتی.
نقشها و دسترسیها
هر عضو فضای کاری یکی از نقشهای مالک، مدیر فروش، فروشنده، مالی یا بیننده را دارد و دسترسیهایش بر همان اساس محدود میشود.
جدول کامل دسترسی هر نقش، هم در پایین داشبورد و هم در «تنظیمات ← نقشها» در دسترس است.
ابزارهای کمکی
- ثبت سریع: دکمه «+ ثبت سریع» در نوار بالای پنل، برای ثبت سریع مشتری، فعالیت یا پیشفاکتور بدون خروج از صفحه فعلی؛ حتی در حالت آفلاین هم کار میکند و بعد از اتصال دوباره همگام میشود.
- تور راهنما: آیکون «؟» کنار زنگ اعلانها، یک راهنمای مرحلهبهمرحله روی همان صفحه نشان میدهد؛ هر وقت خواستید دوباره ببینید همان آیکون را بزنید.